¿Qué son las oficinas inteligentes?

Al contrario de lo que cualquiera podría suponer con solo leer el término “oficinas inteligentes”, este no hace referencia a una estancia que haga todo el trabajo por uno, aunque sí es posible incluir algunos aspectos automatizados que nos facilitarán en gran parte las tareas a desempeñar, gracias a la tecnología con la cual contamos hoy en día.

La oficina inteligente, es aquella que ha optimizado todos sus aspectos para funcionar a la par del entorno, así como ser flexible con los individuos que en ella trabajan.

Una de sus características, es el hecho de saber cuántos recursos consume y de qué manera lo hace, pues solo de esta forma se podrán empezar a aplicar medidas que mejoren la utilización de los mismos y permitan la reducción de costos en lo referentes a gastos de agua, energía eléctrica y artículos de trabajo como el papel.

Existen tres aspectos fundamentales que deben ser tomados en cuenta para lograr el desarrollo de una oficina inteligente:

1. El uso responsable de los elementos disponibles. De ninguna manera se podrá gastar más de lo que es necesario y debe procurarse ahorrar al máximo en cosas como papelería, agua, luz y accesorios de oficina.

2. La adquisición de artículos que sean amigables con el Medio Ambiente. Como muebles reciclados, papel ecológico, lámparas ahorradoras de energía; de esta manera se reducirá el impacto de las actividades humanas sobre el planeta y además, es una forma de hacer compras más económicas.

3. La inclusión de actitudes que ayuden a aprovechar y reciclar materiales sólidos. Estos pueden ser las hojas de papel, los cartuchos de impresora y los objetos plásticos, por mencionar algunos.

Hoy en día, son muchas las compañías que se han unido a esta tendencia que además ser un compromiso con la Naturaleza, también les ha permitido economizar sus presupuestos.

¿Qué son las oficinas inteligentes y como gestionarlas?

Ahorrar al comprar productos de oficina

Al momento de tener que abastecerse con productos de oficina, siempre es importante respetar el presupuesto y en la medida de lo posible, incluso evitar utilizarlo por completo, ya que existen aspectos más importantes a tratar en cuestión de finanzas, como el salario de los empleados y la inversión en nuevos proyectos.

Es por eso que hoy te enterarás de algunos consejos para que puedas economizar en el material que utilizas laboralmente, de esta manera nunca gastarás de más en artículos para tu despacho.

• Elige bien a tus distribuidores. Siempre debes conocer un establecimiento o a las personas que tengan experiencia en la comercialización de los accesorios que necesitas. De esta manera te estarás asegurando de tratar con gente seria y evitarás transacciones injustas en el futuro.

• Compra al mayoreo. Muchas conviene comprar paquetes más completos de artículos, debido a que el precio suele ser menor que si lo hicieras por unidad. Además, haciendo esto puedes abastecer tu oficina por períodos más largos de tiempo y evitar comprar más seguido.

• Si trabajas con proveedores, ubica los que sean más cercanos a tu lugar de trabajo. Con esto te evitarás el tener que pagar importes por conceptos como transporte y seguros en caso de robo o accidentes durante el camino.

• Busca ofertas en los elementos de oficina más utilizados. Como el papel y cartuchos para impresora, por ejemplo. En el caso de los segundos, es más económico comprarlos remanufacturados.

• Reflexiona bien sobre el uso que le vas a dar a lo que piensas adquirir. ¿En verdad son indispensables esas etiquetas? ¿Ese marcador? Procura comprar únicamente lo que necesites y no te detengas tanto en el “por si acaso…”, muchas veces hay material que ni siquiera se llega a utilizar.

Y ante todo, aprovecha muy bien los elementos con los que cuentas en la oficina, procura no desperdiciarlos y mantenerlos en buen estado para que tus viajes a las tiendas para despachos sean menos frecuentes.

El software como base de gestión administrativa

Uno de los pilares en las empresas pequeñas, medianas y grandes, es el hecho de contar con una administración para todos los recursos, tanto internos como externos, que permita optimizar el funcionamiento de las mismas y agilizar el desarrollo de productos para entrar en un mercado cada vez más competido.

Es por eso que existen varias compañías y desarrolladores independientes, que se dedican a la creación de software de gestión empresarial que ayudan a las diversas instituciones con el manejo de sus labores como lo pueden ser, la interacción con el cliente, las labores de contabilidad, la reducción de los costos a invertir para fabricar un artículo o servicio, el contacto con proveedores y asociados, además de una infinidad de cuestiones referentes al área de administración.

Por supuesto, la inversión en programas de gestión no solo incluye la instalación de los mismos en el sistema interno de una empresa, sino también la capacitación de personal adecuado para su manipulación y el mantenimiento por parte de un soporte que puede estar en línea o darse a través de individuos especializados.

Dentro de los softwares creados para ocuparse de las faenas administrativas en la actualidad, se encuentran: 

• EBP Gestión Comercial: Asociado al aspecto de contabilidad y organización, principalmente realiza y emite facturas, calcula presupuestos, hace inventarios de objetos disponibles en un stock y almacena los datos de clientes.

• IdeSoft Gestión XL: Especializado en tareas de finanzas. Con este programa es posible hacer un cálculo del total de ventas realizadas así como la comisión que se debe repartir entre las partes involucradas en ello, además de otras funciones adicionales.

• MásAdmin Punto de Venta 3.0: Como su nombre lo indica, será el más adecuado para organizar todo lo referente a ventas como importes, facturas, pedidos y pagos, entre otras herramientas disponibles.